SUBJECT: COVID - 19: temporary provisions for the holding of meetings by the Scientific Representatives of the Drug and the representatives of medical devices at the APSS facilities, the private affiliated facilities, the clinics of General Practitioners and Family Paediatricians and local pharmacies
With note prot. 41059 of 03/10/2020, in order to limit access to the areas dedicated to assistance, the suspension was ordered, except in cases of necessity and urgency, of the meetings held by the Scientific Pharmaceutical Representatives (ISF) and by the representatives of medical devices at all the APSS facilities, the affiliated private facilities, the clinics of general practitioners and family paediatricians and local pharmacies. This suspension was subsequently extended until 15 June next
In light of the current epidemiological situation, the measures adopted at national level and the provisions of the "Guidelines for the reopening of economic and productive activities", approved by the Conference of Regions and Autonomous Provinces on 05/25/2020, it is considered be able to allow the access of the ISFs and representatives of medical devices again, in compliance with the provisions contained herein.
These provisions are in line with the "Measures for the safe resumption of healthcare activities in "phase 2" of the COVID-19 pandemic" set out in the document "Guidelines for the reopening of outpatient and hospital activities in the Autonomous Province of Trento", drawn up by the Working table set up by the Autonomous Province of Trento (prot. PAT/273717 of 19 May 2020).
Access to APSS and affiliated facilities
– anche in questa fase, si raccomanda a tutti gli operatori sanitari di continuare a prediligere le attività di informazione “da remoto”;
– i responsabili di Unità Operativa (UO)/Servizio individuano i locali, i giorni e le fasce orarie da dedicare agli incontri con gli ISF ed i rappresentanti di dispositivi medici, rispettando i seguenti criteri:
– individuazione di locali situati in strutture diverse da quelle di degenza (es. poliambulatori) – svolgimento degli incontri in orari rigorosamente distinti da quelli di visita
– gli incontri si svolgono esclusivamente su appuntamento preventivamente concordato; la prenotazione è effettuata con modalità “centralizzata”, tramite agenda gestita dalla segreteria della UO/Service, avoiding the overlapping of appointments and the simultaneous presence of several ISF/representatives in waiting rooms;
– deve essere tenuta traccia di tutti gli incontri effettuati, al fine di consentire eventuali controlli da parte della Direzione medica del presidio e delle Unità Operative di Cure Primarie (UOCP) e di ricostruire rapidamente, in caso di necessità, i contatti avuti dagli operatori con gli ISF/rappresentanti; – non sono al momento ammesse visite con più di un ISF/rappresentante della stessa ditta (es. con capoarea), anche se in formazione;
– gli ISF/rappresentanti sono soggetti alle misure previste per l’accesso alle strutture presso le quali si recano; in particolare, per le strutture dell’APSS, è necessario compilare una scheda di pre-triage (scaricabile dal sito www.apss.tn.it), datata non oltre 4 ore prima dell’ingresso. La scheda è visionata dal personale addetto al triage, che provvede anche alla misurazione della temperatura corporea. Una volta superato il triage, l’ingresso è consentito previa disinfezione delle mani e dopo aver indossato la mascherina chirurgica.
– analogamente a quanto previsto per i pazienti, l’accesso è consentito non più di 15 minuti prima dell’appuntamento fissato;
– non è consentita la permanenza all’interno della struttura una volta concluso l’incontro;
– i locali dove si svolgono gli incontri devono essere areati frequentemente e deve essere mantenuta la distanza di sicurezza interpersonale di almeno 1 metro;
– deve essere evitato l’utilizzo promiscuo di oggetti (es. penne, tablet);
– la durata degli incontri deve essere limitata al tempo strettamente necessario.
Access to the clinics of general practitioners and family paediatricians
– anche in questa fase, si raccomanda di continuare a prediligere le attività di informazione “da remoto”;
– i MMG e di PdF individuano i giorni e le fasce orarie da dedicare agli incontri con gli ISF ed i rappresentanti di dispositivi medici, tenendo conto che le attività di informazione sul farmaco non possono svolgersi durante l’orario di visita dei pazienti;
– gli incontri si svolgono esclusivamente su appuntamento, preventivamente concordato, evitando la sovrapposizione degli appuntamenti e la presenza contemporanea di più ISF/rappresentanti nelle sale di attesa;
– deve essere tenuta traccia di tutti gli incontri effettuati, al fine di consentire eventuali controlli da parte delle UOCP e di ricostruire rapidamente, in caso di necessità, i contatti avuti con gli ISF/rappresentanti;
– non sono al momento ammesse visite con più di un ISF/rappresentante della stessa ditta (es. con capoarea), anche se in formazione;
– gli ISF ed i rappresentanti di dispositivi medici sono soggetti alle misure di protezione previste per l’accesso agli ambulatori presso i quali si recano; devono in ogni caso indossare la mascherina chirurgica e provvedere alla disinfezione delle mani prima dell’accesso all’ambulatorio;
– l’accesso è consentito non più di 15 minuti prima dell’appuntamento fissato;
– non è consentita la permanenza una volta concluso l’incontro;
– i locali dove si svolgono gli incontri devono essere areati frequentemente e deve essere mantenuta la distanza di sicurezza interpersonale di almeno 1 metro;
– deve essere evitato l’utilizzo promiscuo di oggetti (es. penne, tablet);
– la durata degli incontri deve essere limitata al tempo strettamente necessario.
The indications for access are intended, for the applicable aspects, also for private structures and affiliated pharmacies.
For anything not governed by these provisions, please refer to the "Regulation on drug information", approved with Resolution no. 127 of 03/16/2016 and the "Directives for the access of representatives of medical devices to the structures of the Provincial Health Service and for the transfer of free samples", approved with Resolution no. 391 of 09/22/2015.
In particular, it should be remembered that each ISF can carry out a maximum of four individual visits per year for each doctor interested in the prescription, without prejudice to the need to convey information relating to recent changes to the Summary of Product Characteristics (for example, new indications therapeutic) or new, relevant information on the safety of use of the medicinal product.
