L’art. 122 comma 1, del Decreto Legislativo 24 aprile 2006, n. 219 , recante “Attuazione della direttiva 2001/83/CE” (e successive direttive di modifica) relativa ad un codice comunitario concernente i medicinali per uso umano, nonché della direttiva 2003/94/CE” prevede che “[…] In January of each year, each pharmaceutical company must notify AIFA, on a regional basis, of the number of healthcare professionals visited by its scientific representatives in the previous year, specifying the average number of visits made. To this end, within the month of January of each year, ciascuna impresa farmaceutica deve comunicare all’AIFA l’elenco 
degli informatori scientifici impiegati nel corso dell’anno precedente, con l’indicazione del titolo di studio e della tipologia di contratto di lavoro con l’azienda farmaceutica”.
A tal riguardo, si comunica che il termine ultimo per la trasmissione degli elenchi degli Informatori Scientifici del farmaco relativi all’anno 2017, da effettuarsi tramite inserimento diretto sul Front End Informazione Medico Scientifica – IMS dell’ AIFA, è fissato al 31 gennaio 2018.
I dati inseriti nell’anno precedente e già acquisiti (schede-dati 2016 compilate nel 2017) sono resi disponibili dal sistema per agevolare la conferma o la modifica degli stessi..
Nel richiamare per più ampi dettagli i chiarimenti già forniti in data 16 giugno 2017 si rammenta che l’obbligo della trasmissione degli elenchi non concerne l’azienda titolare di almeno una AIC valida se, nel corso dell’anno di riferimento, non ha immesso sul mercato alcun medicinale e non ha realizzato alcuna forma di pubblicità dei medicinali. Questa situazione è autocertificata dal legale rappresentante dell’azienda compilando l’apposito fac-simile pubblicato in pari data (dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà).
Si coglie l’occasione per ricordare di seguito le modalità di accesso ai sistemi AIFA Front End come utente aziendale:
- access the site https://servizionline.aifa.gov.it/registrazione/ e compilare la schermata che richiede i propri data anagrafici;
- la seconda schermata chiederà di verificare i dati inseriti e registrarsi tramite l’inserimento di un codice ” CAPTCHA”;
- immediatamente dopo l’utente riceverà una email di conferma con un link, con cui interagire per finalizzare la registrazione;
- in seguito all’interazione con il link inviato, verrà inviata una seconda email che contiene la password provvisoria al portale dei servizi AIFA;
- in un qualsiasi momento successivo all’invio della seconda email sarà possibile entrare sul portale dei servizi accedendo al link (https://servizionline.aifa.gov.it/portale/) ed inserendo come username la combinazione del proprio “nome.cognome” e, come password, la password provvisoria inviata via email;
- il sistema chiederà un primo cambio password obbligatorio, costringendo l’utente a scegliere una nuova password;
- dopo essere usciti dalla funzione di cambio password si può accedere di nuovo a https://servizionline.aifa.gov.it/portale/ inserendo la propria username e password scelta: l’utente, a questo punto, vedrà la propria dashboard che inizialmente sarà vuota, in quanto non ha abilitazioni per nessun applicativo
- la richiesta per accesso agli applicativi è possibile attraverso un altro servizio che può essere reperito al link https://www.agenziafarmaco.gov.it/GestioneProfiliAifa/ : dopo aver eseguito il login (con le stesse credenziali usate al punto 7), l’utente avrà modo di scegliere per quale applicazione vuole richiedere l’accesso (es. IMS – Informatori Scientifici) e, successivamente, per quale Azienda vuole operare (anche più di una);
- solo dopo aver finalizzato il punto 8, l’AUA (l’utente amministratore individuato tramite opportuna procedura) relativo all’azienda scelta, potrà accettare la richiesta e quindi ammettere all’utilizzo dell’applicativo;
- solo dopo che l’evento descritto al punto 9 è avvenuto, l’utente potrà ripetere l’operazione al punto 7 e vedere nella propria dashboard il pulsante per l’accesso all’applicativo.
